Effective date: 06.07.2026

1. Data controller

The controller of your personal data is Wilk 2 Sp. Z o.o. registered office: ul. Bramowa 2-8, 20-111 Lublin, Poland, KRS: 0000528157, NIP: 9462650346 (“WILK”, “we”). For all data protection matters, contact us at info@wilkgroup.eu. We have not appointed a Data Protection Officer, as we are not required to do so; privacy enquiries are handled at the address above.

2. What data we process, for what purposes, and on what legal basis

We are a business-to-business manufacturer. This website contains no contact forms, user accounts, newsletters or marketing tools. In practice we process personal data only in two contexts:

a) Business correspondence and business relationships. When you contact us at the e-mail addresses or phone numbers published on this website, or when we cooperate with your company, we process the data you or your employer provide: name, business e-mail address, phone number, company, position, and the content of the correspondence. We process this data to:

· respond to enquiries, prepare quotations, negotiate and conclude contracts - Article 6(1)(b) GDPR (steps taken prior to entering into a contract) and, where you act on behalf of your company, Article 6(1)(f) GDPR (our legitimate interest in conducting business communication);

· perform contracts: handle orders and deliveries, plan and schedule production connected with orders, manage quality matters and day-to-day business administration - Article 6(1)(b) and (f) GDPR;

· issue invoices and keep accounting and tax records - Article 6(1)(c) GDPR (legal obligation);

· establish, exercise or defend legal claims - Article 6(1)(f) GDPR;

· fulfil documentation, reporting and audit obligations connected with projects co-financed from EU funds - Article 6(1)(c) and (f) GDPR.

b) Website technical data. This website is hosted on the Squarespace platform. Squarespace systems automatically record standard technical data (IP address, browser type, date and time of access, pages visited) in server logs and set cookies strictly necessary for the site to function. We use this data solely to ensure the security and proper operation of the website - Article 6(1)(f) GDPR.

Providing your data is voluntary, but without it we cannot respond to your enquiry or do business with you.

3. Recipients of data

We share personal data only with recipients necessary to run our business: IT and hosting providers (including Squarespace, Inc., our website host), providers of e-mail, office and collaboration software (including Google, provider of Google Workspace), providers of AI-assisted analysis and productivity tools (including Anthropic, provider of Claude), accounting and tax advisors, legal advisors, carriers and freight forwarders handling deliveries, banks and insurers, public authorities where required by law, and institutions involved in EU funding programmes where applicable. Service providers processing data on our behalf do so under data processing agreements (Article 28 GDPR).

4. Transfers outside the European Economic Area

Our website hosting provider, Squarespace, Inc., and our e-mail service provider Google are established in the United States and participate in the EU-US Data Privacy Framework; these transfers are therefore based on the European Commission adequacy decision (Article 45 GDPR). Both providers additionally apply the European Commission's Standard Contractual Clauses (Article 46 GDPR) as a fallback transfer mechanism. Our provider of AI-assisted tools, Anthropic PBC, is established in the United States; transfers to Anthropic are based on the European Commission's Standard Contractual Clauses (Article 46 GDPR), concluded as part of Anthropic's data processing addendum. Our other e-mail services are provided by nazwa.pl sp. z o.o., established in Poland; no transfer outside the EEA takes place in that respect.

5. How long we keep data

· business correspondence: for the duration of the matter or business relationship, and afterwards until the expiry of limitation periods for claims (as a rule no longer than 6 years);

· contract and order documentation: for the duration of the contract and until the expiry of limitation periods for claims;

· invoices and accounting records: 5 years from the end of the tax year in which the tax obligation arose (Polish tax law);

· documentation of EU co-financed projects: for the period required by the relevant grant agreement;

· server logs and technical data: for the periods applied by our hosting provider.

6. Your rights

You have the right to access your data, to rectify it, to have it erased, to restrict processing, to data portability (where processing is based on a contract and carried out by automated means), and to object to processing based on our legitimate interest. To exercise these rights, contact info@wilkgroup.eu. You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority; in Poland this is the President of the Personal Data Protection Office (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, www.uodo.gov.pl.

7. No automated decision-making

We do not use profiling and do not make decisions based solely on automated processing of personal data.

8. Cookies

This website uses only cookies that are strictly necessary for its operation, set by the Squarespace hosting platform (for example session and security cookies). We do not use analytics, advertising or profiling cookies, which is why no cookie consent banner is displayed. The current list of cookies used by the Squarespace platform is available at: support.squarespace.com/hc/articles/360001264507. You can block or delete cookies in your browser settings; some parts of the site may then not function correctly. If we introduce additional cookies in the future, we will update this policy and, where required, ask for your consent.

9. Our LinkedIn page

We maintain a company profile on LinkedIn. When you visit or interact with our profile, WILK and LinkedIn Ireland Unlimited Company act as joint controllers with respect to page statistics. Details of LinkedIn's processing are available in LinkedIn's privacy policy.

10. Changes to this policy

We may update this policy from time to time, for example when we change service providers or introduce new tools. The current version, with its effective date, is always published on this page.

Polityka prywatności - www.wilk-official.com

Data obowiązywania: 06.07.2026

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Wilk 2 Sp. Z o.o., z siedzibą: ul. Bramowa 2-8, 20-111 Lublin, KRS: 0000528157, NIP: 9462650346 („WILK”, „my”). We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt: info@wilkgroup.eu. Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku; zapytania dotyczące prywatności obsługujemy pod powyższym adresem.

2. Jakie dane przetwarzamy, w jakich celach i na jakiej podstawie

Jesteśmy producentem działającym w modelu B2B. Strona nie zawiera formularzy kontaktowych, kont użytkowników, newslettera ani narzędzi marketingowych. W praktyce przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w dwóch obszarach:

a) Korespondencja biznesowa i relacje handlowe. Gdy kontaktują się Państwo z nami pod adresami e-mail lub numerami telefonu opublikowanymi na stronie, lub gdy współpracujemy z Państwa firmą, przetwarzamy dane przekazane przez Państwa lub Państwa pracodawcę: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, firmę, stanowisko oraz treść korespondencji. Dane te przetwarzamy w celu:

· odpowiedzi na zapytania, przygotowania ofert, negocjacji i zawarcia umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy), a gdy działają Państwo w imieniu swojej firmy - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej);

· realizacji umów: obsługi zamówień i dostaw, planowania i harmonogramowania produkcji związanego z zamówieniami, obsługi spraw jakościowych oraz bieżącej administracji - art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO;

· wystawiania faktur oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny);

· ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

· realizacji obowiązków dokumentacyjnych, sprawozdawczych i audytowych związanych z projektami współfinansowanymi ze środków UE - art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO.

b) Dane techniczne strony. Strona jest utrzymywana na platformie Squarespace. Systemy Squarespace automatycznie rejestrują standardowe dane techniczne (adres IP, typ przeglądarki, datę i godzinę wejścia, odwiedzane podstrony) w logach serwera oraz zapisują pliki cookies ściśle niezbędne do działania strony. Dane te wykorzystujemy wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie ani prowadzić współpracy.

3. Odbiorcy danych

Dane osobowe udostępniamy wyłącznie odbiorcom niezbędnym do prowadzenia działalności: dostawcom usług IT i hostingu (w tym Squarespace, Inc., dostawcy hostingu strony), dostawcom usług poczty elektronicznej oraz oprogramowania biurowego i do współpracy (w tym Google, dostawcy Google Workspace), dostawcom narzędzi analitycznych i produktywnościowych opartych na AI (w tym Anthropic, dostawcy Claude), biuru rachunkowemu i doradcom podatkowym, doradcom prawnym, przewoźnikom i spedytorom obsługującym dostawy, bankom i ubezpieczycielom, organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy, oraz instytucjom zaangażowanym w programy finansowania UE, gdy ma to zastosowanie. Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO).

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dostawca hostingu naszej strony, Squarespace, Inc., oraz dostawca usług poczty elektronicznej Google mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych i uczestniczą w programie EU-US Data Privacy Framework; przekazywanie danych odbywa się zatem na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO). Obaj dostawcy dodatkowo stosują standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (art. 46 RODO) jako zapasowy mechanizm transferu. Dostawca narzędzi opartych na AI, Anthropic PBC, ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych; przekazywanie danych do Anthropic odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (art. 46 RODO), zawartych w ramach umowy powierzenia przetwarzania danych z Anthropic. Pozostałe usługi poczty elektronicznej świadczy nazwa.pl sp. z o.o. z siedzibą w Polsce; w tym zakresie nie dochodzi do przekazywania danych poza EOG.

5. Jak długo przechowujemy dane

· korespondencja biznesowa: przez czas trwania sprawy lub współpracy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady nie dłużej niż 6 lat);

· dokumentacja umów i zamówień: przez okres obowiązywania umowy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń;

· faktury i dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;

· dokumentacja projektów współfinansowanych ze środków UE: przez okres wymagany właściwą umową o dofinansowanie;

· logi serwera i dane techniczne: przez okresy stosowane przez dostawcę hostingu.

6. Państwa prawa

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy w sposób zautomatyzowany) oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. W celu skorzystania z tych praw prosimy o kontakt: info@wilkgroup.eu. Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

7. Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Nie stosujemy profilowania ani nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych.

8. Pliki cookies

Strona wykorzystuje wyłącznie pliki cookies ściśle niezbędne do jej działania, zapisywane przez platformę hostingową Squarespace (np. cookies sesyjne i bezpieczeństwa). Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani profilujących, dlatego strona nie wyświetla banera zgody na cookies. Aktualna lista cookies wykorzystywanych przez platformę Squarespace jest dostępna pod adresem: support.squarespace.com/hc/articles/360001264507. Mogą Państwo zablokować lub usunąć cookies w ustawieniach przeglądarki; niektóre elementy strony mogą wówczas nie działać prawidłowo. Jeśli w przyszłości wprowadzimy dodatkowe cookies, zaktualizujemy niniejszą politykę i - tam, gdzie to wymagane - poprosimy o zgodę.

9. Nasz profil na LinkedIn

Prowadzimy profil firmowy na LinkedIn. Gdy odwiedzają Państwo nasz profil lub wchodzą z nim w interakcje, WILK oraz LinkedIn Ireland Unlimited Company są współadministratorami w zakresie statystyk strony. Szczegóły przetwarzania danych przez LinkedIn określa polityka prywatności LinkedIn.

10. Zmiany polityki

Polityka może być okresowo aktualizowana, np. w razie zmiany dostawców usług lub wprowadzenia nowych narzędzi. Aktualna wersja, wraz z datą obowiązywania, jest zawsze opublikowana na tej stronie.

Privacy Policy - Polityka prywatności